Google ドライブ

100種類以上のファイル形式に対応する保存場所

Google ドライブには、PDF、Officeファイル、動画など、さまざまな形式のファイルを保存できます。保存先をまとめておくと、仕事の資料や個人用のデータを同じアカウントから探せます。形式によって閲覧・編集できる範囲は異なります。

スマートフォンで受け取ったデータをドライブにアップロードしておけば、パソコンのブラウザからログインするだけでそのまま同じファイルにアクセスできます。端末同士をケーブルで接続したり、自分宛てにメールで添付送信したりする手間を省いてデータを行き来させることが可能です。

最近使用したファイルや重要なファイルにはアプリ上からすばやくアクセスできる導線が用意されているため、頻繁に確認する書類を探し回る時間を減らせます。

カメラで紙の書類をスキャンして取り込む

手元にある紙の領収書、契約書、配付プリントなどを保存したいときは、Androidデバイスのカメラを使用したスキャン機能が利用できます。別途スキャナー機器を用意することなく、スマートフォンのカメラを書類に向けるだけで取り込みが行えます。

撮影された紙書類はデジタルデータとしてそのままGoogle ドライブ上へアップロードされます。外出先や移動中に受け取った書類であっても、その場ですぐにクラウドへ送信して整理を済ませられます。

紙の現物を何枚も持ち歩く負担を軽減できるとともに、紛失のリスクを避けながら必要なタイミングで手元の画面から内容を読み返せます。

ファイル名だけでなく本文中の言葉から検索する

保管するファイル数が増えてくると、目的のデータがどのフォルダにあるか見失いやすくなります。Google ドライブの検索機能は、ファイル名の一致だけでなく、ファイル内のコンテンツ（本文のテキスト情報）を対象とした検索に対応しています。

資料の正確なタイトルを覚えていなくても、記載されている固有名詞や文章の一節を入力することで候補を絞り込めます。ファイルを1つずつ開いて中身を確かめる手間が省けます。

さらに、ファイルの種類や最終更新日などの条件を用いたフィルタリングも行えます。日常的に繰り返し参照するファイルやフォルダにはスターを付けておくことで、専用のセクションからすばやく見つけ出す運用も可能です。

相手に合わせて閲覧と編集の権限を分ける

保存したファイルやフォルダは、他のユーザー宛てにリンクや権限を共有できます。その際、相手の関わり方に応じて「閲覧者」「閲覧者（コメント可）」「編集者」といったアクセス権限を個別に指定できます。

内容の確認だけを依頼したい相手には閲覧権限を付与し、修正指示を受け取りたい場合はコメント権限、共同で文章を直す相手には編集権限を与えるなど、段階的な使い分けが可能です。共有相手によって操作できる範囲を制限できるため、意図しない上書きや削除を防ぐ助けになります。

共有したファイルに関する重要なアクティビティについては通知を受け取る設定も利用でき、更新や変更の動向を手元で追跡できます。

電波がない場所での閲覧とタブレットの大画面表示

オフラインで開けるようにしたファイルは、通信できない場所でも閲覧できます。クラウド上のすべてのファイルを準備なしに開けるわけではないため、移動前に必要な資料が端末で読める状態かを確かめておくとよいでしょう。

Androidタブレットを使用している場合は、画面を並べて表示するマルチウィンドウ表示や、ドラッグ＆ドロップによるファイル操作機能に対応しています。片側に参考資料を表示しながら別のアプリでメモを取るなど、広い画面を活かした配置で見やすく整理できます。

15GBの容量共有と容量追加のルール

Google アカウントを作成すると15GBのストレージが提供されますが、この容量はGoogle ドライブだけでなく、GmailとGoogle フォトの3サービスで共通して消費されます。ドライブ側で大きなファイルを扱っていなくても、写真のバックアップやメールボックスの容量がかさむと全体の空きが減少します。

共通ストレージの容量が不足した場合は、アプリ内購入を通じてGoogle Oneへアップグレードすることで保存容量を追加できます。利用頻度や扱うデータの大きさに応じて、必要な容量を選択して拡張する運用になります。

組織向けのGoogle Workspaceで利用できる追加機能

ビジネス用途でGoogle Workspaceのサブスクリプションを契約しているアカウントでは、標準機能に加えて組織向けの機能が解放されます。チーム全体のコンテンツをまとめて管理する「共有ドライブ」の作成や、グループ単位での直接共有が可能になります。

さらに、ファイル内の情報をAIで要約したり必要な要素を抽出・分析したりする機能、管理者向けのデータコンプライアンス管理、電子署名のリクエスト機能などもドライブ上で利用できるようになります。