Microsoft Teams

チャットから通話へその場で切り替える連絡手順

メッセージ機能では、特定の相手との1対1のチャットに加えて、コミュニティ全体に向けたチャットが可能です。特定の参加者に注目を集めたい場合は、チャット内で「@メンション」を活用できます。

通常の文章作成だけでなく、GIF画像や絵文字、メッセージアニメーションを使った送信にも対応しています。短文のやり取りにおいて、細かなニュアンスを補ったり素早いリアクションを返したりしたい場面で活用できます。

文字のやり取りだけでは確認に時間がかかる場合は、チャット画面から直接ビデオ通話や音声通話を発信できます。グループチャットの参加者全員をそのまま通話へ移行できるため、別の通話ソフトを立ち上げ直すことなく、必要になった瞬間に口頭での相談を始められます。

チームとチャネルで話題を分けて情報を保つ

複数の業務や活動が並行している環境では、参加者全員が1つの部屋で発言を続けると、話題が混ざり合って必要な連絡を見失いやすくなります。Teamsでは目的ごとの「チーム」を作成し、その配下にトピックやプロジェクトに応じた「チャネル」を設けることで、話題ごとに会話の記録を分離できます。

トピックやプロジェクトごとに会話を整理しておくことで、チームメンバーと緊密に連携しながら共同作業を進めることができます。

また、メンバーがプロジェクトに参加したり途中で外れたりした場合でも、情報へのアクセス権を個別に管理できます。案件から離れたメンバーのアクセスを適切に制限できるため、共有ドキュメントや内部連絡の安全性を保ったままチーム運用を続けられます。

リンクや予定表からオンライン会議を開く

離れた場所にいる相手と話し合いを行う際は、アプリから数秒でオンライン会議を設定できます。会議の開始に合わせて参加用のリンクを発行するか、予定表から招待状を送信することで、参加してほしい相手を招集できます。

通話中の共同作業を補助する機能として、端末の画面を相手にそのまま見せる「画面共有」が利用可能です。手元の資料やアプリの表示を参加者に見せながら説明できるため、言葉だけのやり取りで生じる食い違いを減らせます。

さらに、参加者同士で図や文字を書き込める「ホワイトボード」や、大人数の参加者を小さな部屋に分ける「仮想会議室でのブレイクアウト」も備わっています。全体の打ち合わせからグループごとの検討へ分かれ、再び全体に戻るといった会議の進行もアプリ内で対応できます。

クラウドストレージと連携したファイル共有

Teamsにはクラウドストレージが組み込まれており、チャットで送受信した写真やビデオ、共有ドキュメントに外出先からアクセスできます。現場で撮影した写真をチャットへ投稿して状況を伝えたり、保管されたファイルをスマートフォンで確認したりできます。

Microsoftアカウントでコミュニティ機能を利用している場合は、イベントの記録、写真、共有リンク、ファイルなどのコンテンツが整理された状態で表示されます。チャットログを過去へ延々とさかのぼることなく、必要な共有物を一覧から探せます。

タスクリストで期日と担当者を共有する

チャットや会議の中で決まった作業内容は、タスクリストを作成して管理できます。作業ごとに担当者を割り当て、期日を設定しておくことで、誰がいつまでに何を完了させるべきかを参加者全員で共有できます。

完了した項目はリスト上で抹消して進行状況を更新できます。各自がタスクの消化状況を同じ画面で確認できるため、作業の抜け漏れを防ぎ、状況確認だけのために個別の連絡を重ねる負担を減らせます。

個人向けコミュニティと商用プランの前提条件

Microsoftアカウントを使用してTeamsにサインインする場合、専用のコミュニティを作成してトピックごとの計画を立てたり、共有コンテンツを整理したりする機能が利用できます。コミュニティの所有者は、不適切な発言やメンバーを削除して安全な環境を維持する管理権限を持ちます。

一方で、企業の組織管理下で利用する「商用機能」を使用するには、有料のMicrosoft 365商用サブスクリプション、またはMicrosoft Teams for workの試用版サブスクリプションが必要です。組織のセキュリティ基準やコンプライアンス要件に沿った運用は、商用環境を契約しているアカウントでのみ適用されます。

職場の業務でTeamsへログインする際に利用できる機能や設定が不明な場合は、契約状況によって使える範囲が異なるため、自社のIT管理部門へ確認するかOffice.com/Teamsの案内を参照する必要があります。