Zoom Workplace

チャットや文書作成を同じアプリ内で進める

Zoom Workplaceでは、ミーティングの参加と並行してTeam Chatを利用し、同僚や社外の連絡先へメッセージを送信できます。通話専用の画面と文字連絡用の画面を行き来する必要がなく、ビデオ会議のリンク共有から日常的なテキスト連絡までを同一アプリ内で完結させられます。

共同作業ツールとしてZoom Docsが用意されており、文章や議事メモを作成してチームメンバーと共有できます。移動中にスマートフォンから文書の内容を確認したり、変更点を反映したりできるため、オフィスに戻るのを待たずに共同作業の進行状況を把握できます。

アイデアを出し合うときは、Zoom Whiteboardも使えます。会議の会話と合わせて画面上で共同作業を行う方法で、使える操作は端末やアカウントに合わせて確認します。

ミーティング要約とメッセージ下書きを担う組み込みAI

アプリ内にはAI機能が直接組み込まれており、長時間の会議や大量のテキスト連絡を素早く処理するための支援を行います。ミーティング終了後に自動生成される要約や、自分用メモを活用した記録作成機能により、話された内容の要点を手早く確認できます。

メッセージやコンテンツの下書きをAIに手伝ってもらえます。また、未読チャットの確認を助ける機能も案内されています。生成された下書きや会議要約は、そのまま確定した記録とせず、名前や決定事項を人が見直して共有すると使いやすくなります。

ただし、Zoom AIの提供状況は、契約しているプラン、ライセンス、利用する国や地域、業種によって異なります。すべての環境で即座に有効化されるわけではないため、自社のアカウントや参加環境で利用可能か事前に確認が必要です。

スマートフォンでのマルチタスクと音声操作

Androidスマートフォンのピクチャーインピクチャーや、対応タブレットの分割表示が案内されています。会議を小さく表示しながら別の情報を見るなど、端末の対応範囲で使い分けます。別アプリを開いても通信が絶対に途切れないという保証ではありません。

対応する端末では、「Hey Google」の音声アクセスコマンドも使えます。手で操作しにくいときの選択肢ですが、歩行や移動中の安全が音声操作だけで確保されるわけではありません。落ち着いて操作できる場所で利用しましょう。

通話を切断せずに別デバイスへ移動させる

移動中にスマートフォンで開始したミーティングや電話通話は、オフィスや自宅に到着したあと、ワンタップでパソコンなどの別デバイスへ引き継ぐことができます。通話を一度切断して再入室する手間がなく、相手との会話を維持したまま大画面での作業に移行できます。

会議室向けの設備としてZoom Roomsが導入されている部屋では、スマートフォンからZoom Roomsミーティングを開始したり、端末の画面を会議室のディスプレイへ直接共有したりする操作にも対応しています。

固定電話や携帯電話回線への発着信を行うZoom Phone

Zoom Phoneでは、対応する契約で電話の発着信やSMSを扱えます。オンラインミーティングとは別に、組織で利用する電話番号やライセンスの準備が必要な機能です。

Zoom Phoneを利用して外線発着信やSMS送信を行うには、専用の有料サブスクリプションまたは対応ライセンスが必要です。無料アカウントや通常のミーティング用ライセンスだけでは一般電話回線への接続は行えないため、組織での契約内容を確認して利用します。

無料アカウントとZoom Workplaceプロの主な違い

無料アカウントで始められますが、会議の主催時間や録画、AIなどにはプランの条件があります。有料のZoom Workplaceプロを選ぶ場合も、何を追加で使いたいかを整理して比較します。

クラウド録画や、共同ホスト・スケジューラーなどの会議運営機能も案内されています。容量や使える機能は対象プランと組織の設定で確認し、録画する場合は参加者への案内や社内の取り扱いにも合わせて利用します。

サブスクリプションの管理・更新停止は、購入した窓口の契約画面で行います。会社が用意したライセンスと自分で購入した契約を同じ手続きと考えず、必要な場合は管理者にも確認しましょう。

エンタープライズセキュリティとSSOによる保護

組織向けの保護やアクセス管理の機能が案内されています。ただし、提供される設定はプランや契約に関わります。アプリを入れただけで、すべての機密情報が自動的に安全に扱われるという意味ではありません。

対応する契約ではSSOによるログインも利用できます。会社のアカウント管理と合わせて使う仕組みなので、参加者の権限や退職・端末変更時の扱いは、組織の管理者が設定を確認して運用します。